نرم‌افزار حسابداری آنلاین یا نصبی؟

نرم‌افزار حسابداری یکی از الزامات هر کسب و کاری است و با پیشرفت بیشتر و گسترش کسب و کارها استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری مناسب اجتناب ناپذیر می‌نماید، لذا در هر دورانی(کرونا، پسا کرونا و... ) و با هر زمینه کاری انتخاب نرم‌افزار مناسب دغدغه اصلی مالکان مجموعه است، روش های انتخاب نرم‌افزار نیز متفاوت است برخی ترجیح می‌دهند به جای درگیری مستقیم، با اتکاء به حسابدار، مدیر و مشاور مالی خود نرم افزار مورد نیاز را انتخاب کنند و برخی نیز ترجیح می‌دهند خود دست به کار شوند.

به هر روشی که نرم‌افزار را انتخاب می‌کنید همواره یک فاکتور مهم را باید مدنظر قرار داد: که نرم‌افزار فارغ از جزییات نیازهای اولیه و ملزومات تصمیم گیری مورد نیاز شما را برآورده کند، به عنوان نمونه اگر در کسب و کار خود از نرم‌افزارهای متنوعی استفاده می‌کنید، نرم‌افزار انتخابی شما باید قابلیت ارتباط با سایر نرم‌افزارها مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزار پخش، فروشگاه اینترنتی و ... را فراهم کند و یا اگر زیاد مسافرت می‌کنید و یا کار شما به صورت نامتمرکز اداره می‌شود، بایستی از نرم افزاری استفاده کنید که در مکانهای متفاوت امکان دسترسی ساده و مطمئن به آن فراهم باشد.

یکی از فاکتورهای و معیارهای مهم تصمیم‌گیری در دوره حاضر فراهم ساختن بستری برای همکاری به شیوه نامتمرکز و یا به عبارتی دورکاری است، بسیاری از شرکت‌های بزرگ در سراسر دنیا مانند گوگل، آمازون، فیسبوک و... نه تنها از روشهای دورکاری استقبال کرده اند بلکه به گفته بسیاری از کارآفرینان دیدگاه آنها را در خصوص مزایای و آورده‌های دورکاری تغییر داده است و سعی در فراهم کردن زیرساخت مناسب را در این زمینه برای کارکنان خود دارند.

پس با توجه به اولویتهای جدید و نیاز همیشگی به نرم‌افزارهای مالی، نرم‌افزارهای مالی و نرم‌افزارحسابداری تحت وب و آنلاین  در مقابل استفاده از نرم افزارهای محلی، می‌توانند گزینه بسیار جذابی باشند که قادر خواهند بود بسیاری از نیازهای مالکان کسب و کار را مرتفع  کند.

مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین

• مدیر و مشاور مالی شما برای بررسی وضعیت و کار با سیستم نیاز به حضور در محل کارفرما ندارد و در هر ساعتی از شبانه روز و در هر مکانی خواهند توانست به حسابها و سرویس خود دسترسی داشته باشند، پس هزینه تمام شده نفر ساعت خدمات در این روش به شدت کاهش خواهد یافت.

• مدیران بدون دغدغه و به دور از مجموعه خود می‌توانند وضعیت سیستم خود را بررسی کنند، صرفاً دسترسی به اینترنت و مرورگر برای مشاهده گزارش‌های مدیریتی و اقدام مدیر کافی است.

• عموماً سیستم‌های مالی ابری محصول شرکت‌های به روز تر و با دیدگاه هایی نوین مدیریتی ارائه می‌شوند، لذا بر خلاف نرم‌افزارهای مالی نصبی و محلی امکانات بسیار بیشتری را برای کاربران خود فراهم می کنند، که در سرویسهای قدیمی دیده نشده است.

• عدم نیاز به استقرار زیر ساخت در محل کارفرما و تجهیرات مربوطه برای نصب نرم‌افزار

• سهولت به روز رسانی ورفع ایرادات در نرم‌افزارهای مالی آنلاین: برای به روز رسانی نرم‌افزار دیگر نیازی به دسترسی فروشنده به سیستم مشتری(راه دور یا حضوری) نمی باشد، و این به روز رسانیها به صورت یکپارچه روی نسخه اصلی توسط تامین کننده انجام خواهد شد.

• امنیت بالای نرم‌افزاهای مالی اینترنتی: یکی دیگر از مزایا غیرقابل انکار این سرویسها می‌باشد، چرا که نگرانی‌هایی مانند پشتیبان گیری منظم، تضمین دسترسی به اطلاعات، حفاظت از اطلاعات در مقابل نفوذ و دسترسی غیر مجاز را تامین کننده(فروشنده) فراهم خواهد کرد.

• افزایش همکاری بین کارکنان: کاربران سیستم با توجه به اینکه بدون محدودیت زمانی و مکانی می‌توانند از سرویس‌های مالی ابری استفاده کنند، پس به راحتی می توانند مشکلات و دغدغه های کاری خود را خارج از زمان کاری پیگیری و بررسی کنند، لازم به یادآوری است با توجه به اولویت امنیت برای برخی مشاغل، امکاناتی همچون لاگین دو مرحله ای (که مدیر سیستم بتواند ورود کاربران به سیستم را کنترل کند) نیز در برخی سیستم های مدرن مالی دیده شده است.

• مدیریت کاربران: در گذشته نه چندان دور هنگام استفاده از نرم‌افزارهای سنتی، عموما اطلاعات بر روی سیستم کارشناس مالی نصب می‌شد و یا کاربر مالی دسترسی بر روی سیستم مالی نصب شده سمته سرور داشت و به هر دلیلی که مدیر تصمیم به تغییراتی داشت دسترسی کارشناس و یا جابجا کردن داده ها از روی سیستم کارشناس مشکل عمده‌ای بود، در نرم‌افزارهای مالی معمولا پنل مدیریت کاربران به سادگی امکانات تغییر کلمه عبور و یا حذف دسترسی را برای هر شخصی حتی بدون دانش مالی و به سادگی فراهم می کند.

• ارتباط با سایر نرم‌افزارها: همانطور که اشاره شد علاوه بر اینکه بسیار از سرویسهای نرم افزاری مالی جدید با فراهم کردن API امکان ارتباط با سایر زیر ساخت‌ها را فراهم می کنند، برخی از آنها به صورت پیش فرض ارتباط با نرم‌افزارهای متداولی همچون Microsoft CRM و یا فروشگاه سازهای مبتنی بر WooCommerce را نیز فراهم کرده اند.

 برخی از مشکلات نرم‌افزارهای نصبی

• یکی از مشکلات اصلی نرم‌افزارهای نصب، وجود قفل سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری است که جابجایی های که روی نسخه نصب شده نیاز است را سخت خواهد کرد، مورد بعدی در بسیاری از قفل های سخت‌افزاری خرابی خود قفل نکته مهمی است که جایگزین کردن آن نیز دردسرهای خود را دارد.

• نیاز به نیروی پشتیبان در محل مشتری برای انجام برخی درخواست‌ها و یا رفع مشکلات ایجاد شده که خود شامل هزینه و زمان بندی و فوت وقت است.

• وابستگی به زیر ساخت سخت افزاری، در بسیاری مواقع مشکلات پیش آمده مربوط به زیر ساخت مورد استفاده است که اثرات جانبی بر روی اجرای نرم‌افزار دارد، مانند مشکلات ویندوز کاربر و یا ویندوز سروری که سیستم بر روی آن نصب شده است.

نکته مهم در همه موارد فوق علاوه بر هزینه و زمان بر بودن مشخص شدن منشا این مشکلات خود نیز زمان بر‌خواهد بود.

به عبارت ساده تر زمانیکه یک کسب و کار به دنبال استقرار سیستم مالی است، با استفاده از نرم‌افزاهای حسابداری ابری دیگر دغدغه سخت‌افزار و تجهیزات و... را نداشته وصرفاً بر روی امکانات، توانمندی‌ها و آموزش نرم‌افزار تمرکز خواهد کرد، صرفا کاربر بر روی کار با نرم افزار و کارآیی متمرکز می‌شود.

جمع بندی: با توجه به تنوع بسیار زیاد نرم‌افزار حسابداری مالی در بازار، انتخاب مناسب چندان ساده به نظر نمی‌رسد، در عین حال انتخاب نرم‌افزاری که صرفاً استانداردهای متداول حسابداری را برآورده سازد به سادگی میسر است، پس عامل کلیدی که موفقیت شما را در این انتخاب تضمین کند، امکاناتی است که مزیت رقابتی نرم‌افزارها و وجه تمایز آنها به حساب می‌آیند،

ویژگی هایی همچون قیمت، یکپارچی با سایر نرم‌افزارها، امکانات جدیدی چون ارسال پیامک، پیام صوتی، مغایرت گیری هوشمند بانکی، فاکتور آنلاین، امکان استفاده از اپلیکیشن موبایل و حتی در برخی از نرم‌افزارهای به روزتر امکان تولید خروجی به فرمت اکسل و یا ورود اطلاعات از قالب اکسل نیز وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا علاوه بر رفع نیازهای متداول حسابداری کمی از دغدغه شما به عنوان مالک کسب و کار کاسته و بتوانید با اعتماد بیشتری به ابزار و وابستگی کمتری به کاربر(و بالطبع حذف اشتباهات کاربری) نیازهای خود را برآورده سازید.