تغییر به سال 1400 در نرم افزار حسابداری مالی

همانطور که می‌دانید چیزی تا شروع سال 1400 نمانده است. اما شروع این سال جدید به غیر از تغییر در ظاهر نوشتاری آن، باعث بروز تغییراتی در سامانه‌های فناوری اطلاعات مانند نرم افزار حسابداری مالی، نرم افزارهای اداری و اتوماسیون‌های اداری و حتی بعضی از سخت افزارها می‌شود.

اگر شما هم از کاربران نرم افزارهای حسابداری و مالی باشید، احتمالا می‌دانید که در صورتی که اطلاعات تاریخ در پایگاه داده‌های سامانه‌ها به صورت تاریخ میلادی و یا به صورت چهار رقمی و بر مبنای تاریخ هجری شمسی ذخیره شده باشند، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از نرم افزار حسابداری مالی یا به صورت کلی نرم افزارهای مالی و اداری استفاده می‌کنند، دچار مشکل خاصی نخواهند شد؛ اما اگر این اطلاعات بر اساس سال هجری شمسی و دو رقمی ذخیره شده باشند، حتما با مشکلات، خطای محاسباتی، توقف عملیات و آسیب‌های متعدد دیگری روبرو  خواهند شد.

این مشکلات را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:

• مشکلات ساده مانند نمایش تاریخ به صورت نادرست

• مشکلات مهم مانند ایجاد نتایج غلط و اختلال در فعالیت‌های روزانه سازمان یا کسب و کار

• مشکلات حاد و بحرانی مانند بروز فجایع غیر قابل جبران انسانی و محیط زیستی

به همین دلیل توجه به این نکته بسیار مهم است و باید قبل از این‌که مشکلات ذکر شده ایجاد شوند به فکر رفع این موضوع در نرم افزارهای کاربردی مثل نرم افزار حسابداری مالی و نرم افزارهای اتوماسیون اداری و... باشیم.

با تغییر سال 1400 دقیقا چه مشکلی در نرم افزارهای حسابداری مالی ایجاد می‌شود؟

سال 2000 میلادی را به خاطر دارید؟ در آن زمان به دلیل تغییر قرن میلادی، مشکلات زیادی برای بسیاری از نرم افزارها ایجاد شد چون آن زمان برای سال 2000 مجبور به درج عدد 00 بودند که نرم افزارهای با تاریخ دو رقمی، این تاریخ را سال صفر قرن قبلی حساب می‌کردند و باعث می‌شد محاسبات بر اساس تاریخ امکان پذیر نباشد. 

حالا همین اتفاق ممکن است برای بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، مالی و اداری سازمان‌‌ها و کسب و کارهای ایرانی پیش آید.

همانطور که می‌دانید سند حسابداری در نرم افزار حسابداری، عملیات مربوط به مشاهده، ثبت، ویرایش، حذف و چاپ اسناد حسابداری و... را انجام می‌دهد. این سند شامل بخش‌های مختلفی مانند «شماره، تاریخ، عطف، شرح، گروه» و... است. زمانی که یک سال مالی به اتمام می‌رسد، باید یک سال مالی جدید در نرم افزار حسابداری مالی تعریف شود که به اولین سند تعریف شده در آن سند افتتاحیه می‌گویند.

 این سند در نرم افزارهای حسابداری و مالی که تاریخ چهار رقمی دارند مشکل خاصی ایجاد نمی‌کند اما اگر این گزینه صرفا تاریخ دو رقمی باشد، امکان ثبت سند افتتاحیه برای کاربر وجود نخواهد داشت. دقیقا مانند مشکلی که در سال 2000 میلادی پیش آمد.

راه حل مشکل تغییر سال 1400 در نرم افزارهای حسابداری چیست؟

برای اینکه از ایجاد مشکل در تغییر سال 1400 برای نرم افزارهای حسابداری و مالی جلوگیری کنیم، چند راه حل پیش رویمان وجود دارد:

1. کلیه سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارها باید تمامی سامانه‌های فناوری اطلاعاتشان مانند نرم افزارهای مالی و اتوماسیون‌های اداری را از نظر نحوه مدیریت تاریخ در سال 1400 و مشکلات احتمالی آن بررسی و تحلیل کنند. در صورت مشاهده مشکل در این نرم افزارها، باید با سرویس دهنده (تولیدکننده) نرم افزار مذکور مشکل خود را مطرح کنند تا در قبال خدمات پس از فروش و پشتیبانی نرم افزاری این موضوع رفع شود.

معمولا شرکت‌های معتبر نرم افزاری که به تولید نرم افزارهای حسابداری و مالی می‌پردازند، به مشتریان خود خدمات پشتیبانی مناسبی ارائه می‌دهند.

2. احتمال بسیار زیاد نرم افزارهای تولید شده با ابزارهای نسل اول و دوم (مثلا نرم افزارهایی که در محیط سیستم عامل DOS هستند) در معرض این مشکلات قرار دارند. برای رفع این مشکل بهترین کار مهاجرت به نرم افزارهای مالی و اداری جدید تحت وب است. معمولا نرم افزارهای حسابداری  و اتوماسیون اداری نسل سوم و چهارم به دلیل فناوری ساخت جدید، دچار مشکلات خاصی برای تغییر سال 1400 نمی‌شوند و اگر مشکلی هم وجود داشته باشد با یک آپدیت ساده از طرف تولیدکننده نرم افزار مذکور، مشکل آن به راحتی حل خواهد شد.

3. در صورتی که توسعه دهنده یا همان تولیدکننده نرم افزار حسابداری و مالی در دسترس نباشد، بهترین کار مهاجرت به نرم افزار مالی و اداری تحت وب است که از خدمات پشتیبانی مناسبی برخوردارند.

4. اگر سامانه نرم افزاری توسط واحد فناوری اطلاعات خود شرکت یا سازمان شما توسعه یافته باشد، بهتر است که از تجربیات توسعه دهندگان حرفه‌ای مانند شرکت‌های بزرگ تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری خوب استفاده شود. کاملا واضح است شرکت‌های تولید کننده نرم افزارهای حسابداری مالی، به دلیل ارتباط با مشتریان مختلف که نیازهای متفاوت دارند، تجربیات بسیار ارزشمندی دارند که ممکن است واحد فناوری اطلاعات سازمان شما از آن تجربیات آگاه نباشد.

بر اساس نظر متخصصان، بهترین کار  استفاده از نرم افزارهای مالی و اداری است که توسط توسعه دهندگان حرفه‌ای طراحی شده‌اند. این توسعه دهندگان تمامی موضوعات مرتبط به کسب و کارها و سازمان‌ها را رصد کرده‌اند و مطمئنا راه حل رفع مشکلات احتمالی تغییر سال 1400 شمسی را هم از قبل پیش بینی کرده‌اند.

سخن آخر

با توجه به اینکه سال 1400 شمسی در شرف آغاز است، بهتر است نیم نگاهی به نرم افزارهای حسابداری مالی یا حتی به صورت کلی به تمامی نرم افزارهای مالی و اداری خود بی‌اندازید تا مطمئن شوید که برای ثبت سند افتتاحیه و دیگر اسناد در نرم افزارهای مختلف به مشکل نخورید.

اگر نرم افزار فعلی شما دارای تاریخ چهار رقمی نیست و پشتیبانی مناسبی از توسعه دهنده نرم افزار حسابداری مالی فعلی خود دریافت نمی‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم هرچه زودتر اقدام به مهاجرت به نرم افزارهای مالی و اداری با پشتیبانی قوی کنید که فقط با یک آپدیت می‌توانند هرگونه مشکل احتمالی را برای شما رفع کنند.

شرکت‌ها و توسعه دهندگان زیادی برای تولید نرم افزار حسابداری مالی و دیگر نرم افزارهای یکپارچه وجود دارند، ولی آیا همه آنها می‌توانند نیاز ما را برای رفع مشکلاتمان در کسب و کار و سازمانی که در آن مشغول به کار هستیم رفع کنند؟ 

قطعا جواب منفی است زیرا در ایران تولیدکننده نرم افزار حسابداری مالی خوب، انگشت شمار هستند. اگر قصد دارید که از مزایای نرم افزار حسابداری مالی در سازمان، شرکت یا کسب و کارتان بهره‌مند شوید که دچار مشکلاتی مانند همین موضوع تغییر سال و... نشود، پیشنهاد می‌کنیم از طریق سایت شرکت حساب رایان پارس بازدید کنید تا مجموعه‌ای از نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری متناسب سازمان یا کسب و کار شما را با  ارائه دمو نرم افزار حسابداری مالی و نیاز سنجی در اختیار شما قرار دهند.