پنج ویژگی ضروری که باید همه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری داشته باشند

 در این مقاله به معرفی اتوماسیون اداری می‌پردازیم و به شما خواهیم گفت ویژگی‎‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه معیارهایی برای انتخاب آن وجود دارد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری فرآیند مشاهده جریان خودکار داده‌ها بدون دخالت و خطای انسانی است. به عبارت دیگر، اتوماسیون اداری یعنی استفاده از یک ابزار مکانیزه برای مدیریت داده‌های محرمانه اداری.

از سوی دیگر، فناوری تاثیر جدی بر کار روزانه سازمان‌ها گذاشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شده‌اند، فضاهای ذخیره ابری مشترک، قفسه‌های بایگانی را کنار گذاشته‌اند و سیستم‌های ورود و خروج کامپیوتری جایگزین مهرهای ورود و خروج شده‌اند. بسیاری از کسب و کارها تصور می‌کنند که صرفا با کنار گذشتن کاغذ به بهشت اتوماسیون اداری رسیده‌اند. اما اتوماسیون اداری بسیار پیچیده‌تر از اینهاست.

هر چند سازمان ها با استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوتنامه با استفاده از تقویم گوگل و نرم افزارهای مشابه، میزان استفاده از کاغذ را تا حد زیادی کنار گذاشته‌اند، اما این به معنی اتوماسیون نیست. یعنی هنوز هم نیاز به جابجایی دستی داده‌ها وجود دارد. بنابراین مدیریت الکترونیکی کار به این معنا نیست که سازمان شما اتوماسیون‌سازی شده است.

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

سیستم‌های اتوماسیون اداری هم برای کسب و کارهای کوچک و هم سازمان‌های بزرگ مفید هستند. سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند، کارهای دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضایی کوچک ذخیره می‌کنند. آنها نه تنها کارهای روزمره را ساده می‌کنند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز تسریع می‌کنند. به علاوه، این ابزارها شفافیت فرآیندها را بهبود می‌بخشند و به کسب و کارها کمک می‌کنند تا تنگناها را به راحتی تشخیص دهند.

مزایای خودکار‌سازی فرآیندهای اداری

برخی از مهم‌ترین مزایای اتوماسیون‌سازی گردش کار اداری عبارتند از:

• کاهش نیاز به کارهای دستی برای انجام امور پیش پا افتاده

• کاهش خطاهای انسانی

• کاهش زمان پردازش سفارشات

• آگاهی از میزان کارایی فرآیندها

• شفافیت بیشتر در فرآیندها و شناسایی تنگناهای سیستمی

• اتخاذ تصمیمات مناسب تجاری بر اساس داده‌ها

اتوماسیون اداری به گردش کار شما کارایی می‌بخشد. اما برای استفاده از تمام پتانسیل‌های آن، نباید خود را به ایمیل‌ها و فرم‌های دیجیتالی محدود کنید.

پنج ویژگی ضروری که باید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری داشته باشد

انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری برای آینده یک مجموعه و سازمان اهمیت زیادی دارد. از جمله مهم ترین ویژگی هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد و موثر می تواند داشته باشد، می توان به موارد زیر اشاره کرد :

1. روند انجام امور سازمانی به آسانی طراحی می‌شود

در گذشته، طراحی گردشکار کامپیوتری، تنها توسط برنامهنویسان انجام می‌شد. بنابراین، با تبدیل نرم‌افزارهای گردشکار به اتوماسیون، تصور می‌شد افرادی که از آن استفاده می‌کنند نیز برنامهنویس هستند. اما یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید به جای برنامه‎نویسان، کاربران تجاری را مد نظر قرار بدهد.

وقتی یک ابزار اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنید، ابتدا به ایجاد یک گردشکار بپردازید و بیینید که فرآیند چقدر راحت است؟ آیا می‌توانید به صورت شهودی، زنجیره‌ای از کارهای مورد نیاز را برای به پایان رساندن یک فرآیند ایجاد کنید؟ اگر نمی‌توانید آن را به راحتی و بر مبنای راهنمای نرم‌افزار انجام دهید، بهتر است سراغ گزینه دیگری بروید.

به عبارتی یک نرم‌افزار نباید نحوه تنظیم عملیات را در کسب و کار شما تحت تاثیر قرار دهد. در عوض باید به تیم شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنید.

2. با انواع تلفن‌های همراه سازگاری داشته باشد

کار اداری همه جا به توجه شما نیاز دارد و بنابراین ابزارهای شما نیز باید همه جا در اختیار شما باشند. بنابراین نرم‌افزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید به همان راحتی که بر روی رایانه‌های شرکت کار می‌کند، بر روی تلفن هوشمند شما نیز کار کند. برای مثال نمی‌توانید کمپین بازاریابی خود را یک روز به تاخیر بیندازید تا منتظر بمانید که یکی از همکارانتان از مرخصی برگردد.

طبیعتا باید بتوانید فرآیندهای اصلی خود را با استفاده از یک سیستم ابری مطمئن اجرا کنید و نگران این نباشید که اطلاعات شما کجاست یا چه کسی مسئول محافظت از آن است. اگر از یک ابزار اتوماسیون ابری مانند اتوماسیون اداری ابری شرکت فراگستر استفاده کنید، کارمندان شما می‌توانند نامه‌ها و فرآیندهای اداری خود را از روی گوشی تلفن همراه خود مشاهده کرده و آنها را تایید کنند.

3. با سایر نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه شود

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تنها نرم‌افزاری نیست که هر کسب و کار به آن نیاز دارد. شما پایگاه داده داخلی، CRM، ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم‌افزار مالی و حسابداری خود را دارید و این تنها بخشی از آنهاست. وقتی به سیستم‌های زیادی متکی هستید، به ابزاری احتیاج دارید که قابلیت همکاری با سایر نرم‌افزارها را داشته باشد.

از بین تمام نرم‌افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید راحت‌تر از بقیه با سایر ابزارهای شما ارتباط برقرار کند. در غیر این صورت، شما مجبور خواهید شد که داده‌ها را به طور دستی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنید.

بنابراین هنگام ارزیابی گزینه‌های خود، باید مطمئن باشید که نرم‌افزار اتوماسیون اداری که انتخاب می کنید، امکان ارتباط با سایر نرم‌افزارها را در اختیار شما قرار دهد. این ویژگی، امروزه از هر نرم‌افزار اتوماسیون امروزی انتظار می‌رود.

جالب است بدانید که نر‌م‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن API قابلیت ارتباط با سایر نرم‌افزارهای سازمان را برای شما فراهم می‌کند. با استفاده از API های فراگستر به عنوان بستر مکاتبات و تبادلات اسناد سازمان، امکان ارتباط با سایر سیستم‌های موجود در سازمانتان مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، مالی، خرید، فروش و… فراهم می شود.

4. قابلیت گزارشگیری و تحلیل اطلاعات داشته باشد

حال که با اتوماسیون اداری آشنا شدید، این سوال مطرح می‌شود که چگونه می‌توانید بفهمید که نرم‌افزار اتوماسیون اداری شما نتیجهبخش است؟ شما نمی‌توانید بهره‌وری ناشی از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را فقط بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. داده‌ها تصمیم گیرند‌گان نهایی هستند و برای هر کسب و کاری مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت خروجی و غیره را بررسی کنید.

از سوی دیگر، استفاده از یک نرم‌افزار مجزا برای اندازهگیری داده‌های گردشکار شما زمانبر و غیرضروری است. بهتر است از ابتدا از نرم‌افزاری استفاده کنید که ویژگی‌های گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل را داشته باشد. بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی مثل فراگستر یا همکاران سیستم به عنوان بخشی از خدمات اصلی خود به این ویژگی مجهز شده‌اند.

5. قابلیت کنترل دسترسی کاربران را دارد

همانند محدود کردن ورود و خروج به دفتر کار خود، در یک سیستم اتوماسیون اداری باید بتوانید دسترسی به گردش‌های کاری خود را نیز محدود کنید. یک سیستم مناسب گردشکار، این نیاز حساس را درک می‌کند و به عنوان بخشی از ویژگیهای اساسی خود، قابلیت کنترل دسترسی را خواهد داشت. بنابراین هنگام انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، از این قابلیت غافل نشوید.

مهم‌ترین فایده‎‍‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری:

• برای ذخیره داده‌ها به فضای کمتری نیاز دارد

• ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات را ساده می‌کند

• اطلاعات را فورا بازیابی می‌کند

• نیاز به کاغذبازی را از بین می‌برد

• هرگونه احتمال وجود داده‌های تکراری را برطرف می‌کند

• به چندین نفر اجازه می‌دهد به طور همزمان به داده‌ها دسترسی پیدا کنند

• احتمال خطا را کاهش می‌دهد

اتوماسیون اداری: گامی به سوی آینده با صرفه جویی در زمان و هزینه

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که سازمان آنها مکانیزه شده، در حالی که فقط دیجیتالی شده است. اما زمان آن رسیده است که  همه سازمان‌ها گردش کار خود را ارتقا داده و به سمت اتوماسیون اداری گام بردارند.

کسب و کارهایی که از اتوماسیون استفاده می‌کنند، می‌توانند به میزان زیادی در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند و نیروی کار خود را بر مسائلی متمرکز کنند که در واقع برای شرکت ایجاد ارزش می‌کند. فراگستر به عنوان شرکتی پیشرو در اتوماسیون اداری در ایران، علاوه بر درنظرگرفتن ویژگی‌های معمول اتوماسیون که به شما در تسهیل امور سازمانی کمک می کند، ماژول‌هایی را برای مشتریان در نظر می‌گیرد که آنها را حتی از استفاده از نرم‌افزارهایی مثل Word هم بی نیاز می‌کند.

برای اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار می‌توانید با شماره 42623-021 با کارشناسان فروش فراگستر تماس حاصل نمایید و از مشاوره رایگان استفاده کنید تا ببینید استفاده از اتوماسیون اداری چه پتانسیل‌هایی برای آینده کسب و کار شما خواهد داشت.