چگونه در مناقصات و قراردادهای دولتی شرکت کنیم؛ نکات و شرایط مهم

براساس قوانین، انعقاد قراردادها برای ثبت این معاملات با شرایط و سازوکارهای ویژه‌ای انجام می‌شود. مدیریت بهینه فرایندها و قراردادهای مختلف، کلید به دست آوردن فرصت‌ها و امضای قراردادهای بعدی است که می‌تواند برای هر سازمانی به یک چالش تبدیل شود. با توجه به این شرایط، نکاتی در مورد شرکت در مناقصات و امضای قراردادهای دولتی را در این مقاله مورد بررسی قرار داده‌ایم.

مناقصه چیست و چه شرایطی دارد؟ 

تعریف‌های مختلفی برای پاسخ به سؤال مناقصه چیست وجود دارد؛ اما در ساده‌ترین شکل، مناقصه فرایندی است که طی آن سازمانی که به ‌نوعی از کالا یا خدمات نیاز دارد، از طرف‌های دیگر دعوت می‌کند تا پیشنهادات خود را برای ارائه این کالا یا خدمات ارائه دهند. در ایران بیشتر مناقصات از طرف سازمان‌ها و نهادهای دولتی برگزار می‌شود. 

 معامله انجام شده از طریق مناقصه، با کمترین قیمت انجام می‌شود. هر مناقصه از دو بخش مناقصه گزار و مناقصه‌گر تشکیل شده است. مناقصه‌گزار در واقع به یک یا چندین دستگاه برگزارکننده مناقصه اطلاق می‌شود. منظور از مناقصه‌گر نیز اشخاص حقیقی یا حقوقی هستند که به مناقصه دعوت شده و در آن شرکت کرده باشند. 

مناقصه ممکن است از نوع عمومی یا محدود باشد. در مناقصه عمومی برخلاف محدود، اطلاع‌رسانی به مناقصه‌گران از طریق آگهی‌های عمومی انجام می‌شود. در هر مناقصه، معامله‌ای انجام می‌شود که بر اساس قوانین و با احتساب قیمت آن، ممکن است جزء یکی انواع معاملات کوچک، متوسط یا بزرگ دسته‌بندی شود. 

محدوده قیمتی این معاملات بسته به تغییرات شاخص بهای کالا و خدمات به شکل سالانه مشخص می‌شود. برای نمونه، ارزش معاملات متوسط در سال ۱۳۹۹ در محدوده ۴۵- ۵۴۰ میلیون تومان بود و معاملاتی با ارزش پایین‌تر و بالاتر از این بازه، به ترتیب معاملات کوچک و بزرگ به شمار می‌آمدند. 

انواع قراردادهای دولتی کدامند؟ 

حاصل هر معامله، امضای یک قرارداد است که برای یک یا چند نفر تعهداتی ایجاد می‌کند. قراردادهای دولتی به‌طورکلی شامل دو بخش اداری و غیر اداری هستند. 

قراردادهای غیر اداری که به‌ عنوان قرارداد حقوق مدنی نیز آن‌ها را می‌شناسیم، معمولا برای معاملاتی مانند رهن و اجاره یا حتی برخی از خریدوفروش‌ها استفاده می‌شوند. سایر قراردادها مانند قرارداد پیمانی که از قوانین خاص و حقوق عمومی پیروی می‌کنند، جزء قراردادهای اداری دسته‌بندی می‌شوند. 

اجرای انواع قراردادهای دولتی در واقع مرحله بعدی است که می‌تواند فرصت به ‌دست ‌آمده در مناقصه را به یک سابقه کاری و تجربه عالی برای تیم و کسب‌وکار شما تبدیل کند. 

نکاتی طلایی برای شرکت در مناقصات و قراردادهای دولتی 

حتما می‌دانید علت و مزیت اصلی شرکت در مناقصه چیست. در واقع مناقصات فرصت‌های منحصر به ‌فردی را برای سازمان‌های کوچک به وجود می‌آورند که موجب افزایش فروش، رشد کسب‌وکار و نفوذ به این بازار پرسود می‌شوند. مناقصه‌گران مشتاق کار با کسب‌وکارهای کوچک هستند. 

زیرا صاحبان این مشاغل تمایل بیشتری به سرمایه‌گذاری برای تضمین یک نتیجه مثبت دارند و در عین ‌حال، اغلب چابک، مبتکر و در دسترس هستند. با این ‌حال، برخی از شرکت‌ها هنوز در مورد مناقصه مشکل دارند. در اینجا چند نکته مفید وجود دارد که در موفقیت شما در مناقصات کمک می‌کنند.

1. آماده‌سازی را به‌خوبی انجام دهید

آماده‌سازی، کلید موفقیت در هر مناقصه است. شما هیچ ‌وقت نمی‌دانید که مناقصات در چه زمانی به انتظار شما نشسته‌اند و معمولا فرصت چندان زیادی برای آماده‌سازی خود ندارید. 

بنابراین، بهتر است آماده‌سازی خود را به ‌عنوان یک تکلیف در نظر بگیرید و همیشه مراقب فرصت‌های مناقصه باشید. در این صورت، همیشه می‌توانید در مناقصات مناسب شرکت کنید و فرصت‌های طلایی را به دست بیاورید.

2. رقابتی‌تر باشید

مهم است که از رقابت برای قراردادهای دولتی و عمومی اجتناب نکنید؛ اما باید همیشه رقابتی عمل کنید. بنابراین، مطمئن شوید سند پیشنهادی شما به‌طور کامل توانایی شرکت شما را به نمایش می‌گذارد. 

3. برای هر مناقصه‌ای شرکت نکنید

فراموش نکنید که هدف اصلی هر مناقصه چیست. شما به دنبال کلید ورود به یک دنیای پرسود هستید. بنابراین، به‌ جای اینکه در هر مناقصه‌ای شرکت کنید، انرژی و تلاش‌های خود را متمرکز کرده و قراردادهایی را هدف قرار دهید که بیشترین چشم‌انداز موفقیت را ارائه می‌دهند و متناسب با هدف کسب‌وکار شما باشند. 

4. امکان همکاری با شرکت‌های دیگر را نادیده نگیرید

ممکن است بخواهید برای یک قرارداد خاص در مناقصه شرکت کنید؛ اما منبع یا مهارت‌های لازم برای ارائه خدمات کامل مورد نیاز را نداشته باشید. 

پیوستن نیروها به شرکت‌های دیگر می‌تواند به شما این امکان را بدهد که شکاف‌های تجربه و مناقصه را برای قراردادهای بزرگ‌تر و باارزش‌تر برطرف کنید. بنابراین می‌توانید راه را برای امضای انواع قراردادهای دولتی با ارزش بالاتر و به دست آوردن فرصت‌های ارزشمندتر در آینده را هموار کنید.

5. سعی کنید آنچه خریدار به دنبال آن است را اشتباه قضاوت نکنید

اگر می‌خواهید پیشنهاد مناقصه شما متمایز از سایر مناقصه‌گران باشد، باید از همان ابتدا نشان دهید که کسب‌وکار شما نیازهای مشتری را درک می‌کنید. 

همیشه در مورد سازمان مناقصه‌گزار تحقیق کنید تا متوجه شوید که آن‌ها دقیقا به دنبال چه چیزی هستند، رقبای آن‌ها چه کسانی یا چه نهادهایی هستند، چه الزامات دقیقی دارند و درنهایت، چرا شرکت شما بهترین موقعیت را برای رفع نیازهای خاص دارد؟ 

شما می‌خواهید ارزش راه‌حل پیشنهادی خود را به‌ وضوح بیان کنید. بنابراین، باید ارزش پیشنهادی کسب‌وکارتان را در سند پیشنهادی خود بگنجانید.

6. به قوانین و مقررات دولتی آگاه باشید 

سازمان‌های بخش عمومی از قوانین و مقررات خاص خود پیروی می‌کنند که ممکن است با بخش خصوصی متفاوت باشد. از جمله این قوانین می‌توان به قانون مناقصات عمومی، قانون مدنی، قانون تنظیم مقررات بخشی دولت، قانون مدیریت خدمات کشوری و برخی موارد مرتبط اشاره کرد. 

مدیریت انواع قراردادهای دولتی به‌طور هم‌زمان، امری بسیار مهم است که بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه و مناسب امکان‌پذیر نیست. 

همکاران سیستم با نرم‌افزار مدیریت قرارداد و مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای اداری بخش دولتی تحت عنوان راهکاران بخش عمومی، راهکاری عالی برای مدیریت مطلوب و بهینه قراردادهای پیمانی کسب‌وکار شما ارائه کرده است که با بهره‌گیری از آن می‌توانید هر فرصتی را به سابقه‌ای درخشان در رزومه خود تبدیل کنید.