یک دستور جلسه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

رپرتاژ آگهی: دستور جلسه یک سند یا راهنمای کتبی است که برای ایجاد هماهنگی میان اعضا، هدایت جلسه و رسیدن به هدفی مشترک، در جلسات کاری استفاده می‌شود. می‌توان گفت دستور جلسه مانند یک فهرست است که موضوعات و فعالیت‌های مورد بحث را به تفصیل مشخص می‌کند. بنابراین باعث می‌شود تا تمرکز کار گروهی افزایش پیدا کرده و موضوعات مهم مورد بررسی قرار گیرند. بدون دستور جلسه، جلسات کاری ناقص خواهند بود و نتایج مطلوب را به همراه نخواهند داشت.

ویژگی‌های یک دستور جلسه خوب

همانطور که گفته شد، دستور جلسه یک ابزار مهم در جلسات کاری است که به شکل کتبی تهیه می‌شود و در آن اهداف جلسه، موضوعات مورد بحث و همچنین فعالیت‌های مورد انتظار به تفصیل ذکر می‌شوند. دستور جلسه از طریق نرم افزار مکاتبات اداری میان اعضای جلسه به اشتراک گذاشته شده و در اختیار آنها قرار می‌گیرد.

یک دستور جلسه خوب باید ویژگی‌هایی داشته باشد که این اطمینان را حاصل کنند که جلسات کاری به طور موثر انجام می‌شوند و همه اعضای جلسه، در جهت هدف مشترک حرکت می‌کنند. در ادامه، به مهمترین این ویژگی‌ها اشاره شده است:

وضوح و روشنی

اولین ویژگی برجسته یک دستور جلسه خوب، وضوح و روشنی در بیان هدف جلسه و موضوعات مورد بررسی است. اعضای جلسه باید به سادگی اهداف جلسه را درک کنند و بدانند که قرار است در چه زمینه‌ها و موضوعاتی بررسی و تصمیم‌گیری صورت پذیرد.

به عنوان مثال، فرض کنید یک دستور جلسه برای بحث در مورد استراتژی‌های بازاریابی سال آینده تدارک دیده شده است. در این دستور جلسه، هدف اصلی باید به شکل واضح مطرح شود؛ مانند افزایش فروش درصدی در سال آینده یا ورود به بازارهای جدید. این وضوح باعث می‌شود که تمام اعضای گروه نگرشی یکسان داشته باشند و به سمت هدفی مشترک حرکت کنند.

اولویت‌بندی موضوعات

یک دستور جلسه خوب باید توانایی اولویت‌بندی موضوعات مختلف را داشته باشد. موضوعات مهم و اساسی باید در ابتدای دستور جلسه و موضوعات با اهمیت کمتر، پس از آنها قرار گیرند. این امر باعث می‌شود تا دستور جلسه به بهترین نحو آماده شده و از زمان جلسه، استفاده بهینه شود.

همچنین، اولویت‌بندی موضوعات در یک دستور جلسه می‌تواند به توزیع بهینه منابع و زمان کمک کند. با این رویکرد، موضوعاتی که نیاز به بررسی دقیق‌تر داشته یا برای تصمیم‌گیری فوریت دارند، در اولویت قرار می‌گیرند و از اتلاف زمان جلسه جلوگیری می‌شود.

انعطاف‌پذیری

یک دستور جلسه باید قابلیت انعطاف‌پذیری داشته باشد. گاهی اوقات خطوط فکری به مسیری ناپیوسته می‌رسند و تغییر به نیاز دارند. یک دستور جلسه خوب باید قابلیت اعمال تغییرات کوچک در موضوعات بررسی شده را داشته باشد تا از هدر رفتن وقت و انرژی جلسه در بحث‌های نامرتبط جلوگیری شود.

برای مثال، در صورتی که در حین بحث در مورد استراتژی‌های بازاریابی، ایده جدیدی مطرح شود که ممکن است تاثیر بزرگی روی اهداف جلسه داشته باشد، دستور جلسه باید این امکان را فراهم کند که این موضوع به راحتی به دستور کار اضافه و بررسی شود.

چطور یک دستور جلسه موثر بنویسیم؟

برای تهیه دستور جلسه موثر باید به راهکارهای مختلفی توجه کرد. در ادامه به بررسی راهکارهایی برای تهیه دستور جلسه موثر می‌پردازیم.

1. انتخاب موضوع مناسب

اولین قدم در نوشتن یک دستور جلسه موثر، انتخاب موضوع مناسب است. فراموش نکنید بررسی نیازها و اولویت‌های گروه در انتخاب موضوعات مهم و ضروری به شما کمک می‌کند. همچنین برای دستیابی به نتایج مطلوب، باید موضوعاتی که دارای اولویت بیشتری هستند، در دستور جلسه به طور دقیق بیان شوند.

بهترین روش برای انتخاب موضوعات مناسب، گفتگو با اعضای گروه و شناخت نیازها و تمایلات آنها است. همچنین، می‌توان از نظرات و پیشنهادات اعضا برای انتخاب موضوعات جذاب و مفید استفاده کرد. انتخاب موضوعات جذاب و مرتبط با حوزه فعالیت افراد، باعث جلب توجه و مشارکت بیشتر اعضا خواهد شد.

2. تعیین زمان و مکان مناسب

عوامل زمان و مکان در برگزاری جلسات کاری بسیار مهم هستند. بنابراین، در دستور جلسه باید زمان و مکان مناسب جلسه به طور دقیق مشخص شوند. این امر به اعضای گروه اطمینان می‌دهد که برای شرکت در جلسه آماده باشند.

برای تعیین زمان مناسب جلسه، باید با توجه به فرصت‌های موجود و زمان‌های خالی اعضا، زمانی انتخاب شود که بیشترین حضور و مشارکت را فراهم کند. همچنین، انتخاب مکانی که دسترسی آسان و امکانات لازم برای برگزاری جلسه را داشته باشد، به برگزاری هرچه بهتر جلسه کمک خواهد کرد.

3. تعیین مسئولیت‌ها و وظایف

در دستور جلسه لازم است مسئولیت‌ها و وظایف مرتبط با هر موضوع مشخص شوند. هر عضو باید بداند که در چه بخشی از جلسه مسئول است و چه وظایفی را برعهده دارد. این امر باعث می‌شود تا اعضا با اطمینان و به طور مؤثر در جلسه شرکت کنند.

اشتباهات رایج در تهیه دستور جلسه

هرچند دستور جلسه یک ابزار موثر است، اما در تهیه آن ممکن است خطاهایی وجود داشته باشد که باعث بی اثر شدن جلسات می‌شود. در ادامه به بررسی خطاهای رایج در تهیه دستور جلسه می‌‎پردازیم

• اولویت‌بندی نادرست: یکی از اشتباهات رایج در تهیه دستور جلسه، اولویت‌بندی نادرست موضوعات است. گاهی اوقات اولویت‌ها اشتباه تعیین می‌شوند و موضوعات مهم به تعویق میوفتند. برای جلوگیری از این اشتباه، در دستور جلسه باید توجه ویژه‌ای به اولویت‌بندی صحیح موضوعات داشته باشید. برای تعیین اولویت‌بندی صحیح، می‌توان از روش‌های مختلفی مانند مشارکت گروهی، ارزیابی اولویت‌ها بر اساس اهمیت و فوریت زمانی یا مشاوره با اعضای کلیدی استفاده کرد؛ این اقدامات می‌توانند به تهیه یک دستور جلسه موثر و کارآمد کمک کنند.

• نادیده گرفتن نظرات اعضا: در برخی از جلسات کاری، نظرات اعضا به درستی مورد توجه قرار نمی‌گیرند. درنظر نگرفتن ارزش نظرات اعضا و صدور دستورجلسه بدون مشورت با آنها، دستور جلسه را ضعیف و ناکارآمد می‌کند. برای تهیه یک دستور جلسه خوب، باید نظرات اعضا را به دقت مورد بررسی قرار داد. از روش‌هایی که می‌توان برای جلب نظرات اعضا استفاده کرد، می‌توان به برگزاری جلسات پیش از جلسه اصلی برای جمع آوری ایده‌ها، استفاده از فرم‌های بازخورد یا ایجاد فضایی برای ابراز نظرات اعضا اشاره کرد.

• عدم تعیین زمان کافی برای موضوعات مهم: یکی از اشتباهات رایج در تهیه دستور جلسه، عدم تعیین زمان کافی برای بحث و بررسی موضوعات مهم است. گاهی اوقات زمان بسیار کمی برای بحث پیرامون موضوعات مهم در نظر گرفته می‌شود و نتایج مطلوبی حاصل نمی‌شود. بنابراین در دستور جلسه، زمان کافی برای بحث درمورد هر یک از موضوعات جلسه باید درنظر گرفته شود. برای تعیین زمان مناسب برای هر موضوع، می‌توان از تجربه‌های گذشته، ارزیابی پیشین جلسات و یا مشورت با اعضا استفاده کرد. این اقدامات می‌توانند باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت بحث‌ها در جلسات شوند.

همانطور که در این مقاله اشاره شد، دستور جلسه یکی از ابزارهای مهم در هر سازمان و تیم کاری است که باید به گونه ای طراحی شود که بتواند به خوبی اهداف و نیازهای یک جلسه را برآورده کند و باعث برقراری یک جلسه موثر و تولیدی شود. از طرف دیگر مکاتبه صورت‌جلسه و انتقال درست آن میان اعضا در سازمان، از موارد مهم دیگری است که پس از هر جلسه باید مورد توجه قرار گیرد. اتوماسیون اداری راهکاران با امکاناتی از قبیل ثبت و نگهداری انواع نامه‌های اداری و سوابق آنها، توزیع و ارجاع نامه‌ها درون کارتابل افراد، ردگیری مکاتبات و چرخه آنها درون سازمان، بایگانی و بازیابی نامه‌ها، نیازهای انواع سازمان‌های دولتی و خصوصی را در صنایع مختلف در حوزه مدیریت ارتباطات رسمی درون و برون سازمانی پوشش می‌دهد.