برای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری این نکات را فراموش نکنید
در واقع این راهکار به شما کمک می‌کند تا حساب‌های پرداختنی و هزینه‌های خود را در آن واحد پیگیری کنید. امروزه نرم‌افزارهای مالی متعددی طراحی شده‌اند که از نظر ویژگی‌های مختلف مانند انواع قابلیت‌ها و رابط کاربری با یکدیگر متفاوت هستند.
بنابراین، در هنگام خرید و انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکار خود باید معیارها و نکاتی را در نظر بگیرید. در اینجا برخی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین نکات در این خصوص را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
نرم‌افزار حسابداری چیست و چه کارکردی دارد؟
امروزه حسابداری و امور مالی با تکنولوژی و نرم‌افزار عجین شده است. دیگر کمتر کسی از حسابداران و مدیران مالی یک سازمان وجود دارد که با این تکنولوژی‌ها آشنایی نداشته باشد. با این حال، با گذشت زمان، تکنولوژی‌های به‌روزتر و کارآمدتری برای کمک به حسابداران ظهور می‌کنند.
یک نرم افزار حسابداری به گونه‌ای است که براساس مفاهیم و قواعد علم مالی و حسابداری طراحی شده است. این دستیار مالی از یک طرف اطلاعات و دیتاها را دریافت و از طرف دیگر بعد از پردازش؛ آنها را به گزارش‌های قابل فهم برای مدیران یا سازمان‌های بیرونی تبدیل می‌کند.
نرم‌افزارهای مالی انواع مختلفی دارند و می‌توان به روش‌های مختلف آنها را دسته‌بندی کرد. اما اکثر آنها یک کارکرد بسیار مهم دارند و آن دقت و سرعت در انجام محاسبات است که نرم افزار حسابداری آنلاین یا ابری همین قابلیت‌ها را با هزینه کمتر برای شما به ارمغان می‌آورد.
مهم‌ترین نکات در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری
زمانی که صحبت از یک خرید مهم باشد، وجود برخی معیارها و نکات می‌تواند انتخاب را آسان‌تر کند. بنابراین، احتمالا برای بسیاری محل سوال است که معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری چیست؟ یک نرم‌افزار حسابداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا کارایی لازم را داشته باشد؟
۱. قابلیت‌های مختلف
یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب شما باید انواع قابلیت‌هایی باشد که این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد. این قابلیت‌ها شامل گزارش‌دهی، گزارش مالیاتی، حساب‌های پرداختنی، داشبورد، حساب‌های دریافتنی، قابلیت‌های چند ارزی و برخی موارد دیگر هستند.
از خود بپرسید که به چه نوع گزارش‌هایی نیاز دارید و می‌خواهید به چه صورت باشند. به این فکر کنید که چگونه می‌خواهید داده‌ها را تقسیم‌بندی کنید و نیاز شما برای افزایش کارایی تیم چیست. سپس گزینه‌ها و نرم‌افزارهای مورد نظر خود را بررسی کنید.
۲. مقیاس‌پذیری
هنگام انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، مقیاس‌پذیری می‌تواند به یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های شما تبدیل شود. این نرم‌افزار باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که بتواند همراه با شرکت شما رشد کند. برای مثال، Quick Books زمانی که شروع به کار کرد مشکلی با نرم‌افزار مالی خود نداشت.
اما بعد از مدتی متوجه شد که با رشد و تغییر کسب‌وکارشان، این نرم‌افزار دیگر نمی‌تواند نیازهای آنها را برآورده کند. از سوی دیگر، راه‌حل‌های سازمانی ممکن است فضایی برای رشد فراهم کنند؛ اما بسیار گران هستند و از ویژگی‌هایی برخوردارند که کسب‌وکار شما هیچ نیازی به آنها ندارد.
با توجه به آنچه گفته شد، بهتر است به دنبال راه‌حلی باشید که بتواند هم نیازهای کسب‌وکار کوچک و هم متوسط را برآورده کند. راه‌حل‌های مبتنی بر کلود مانند نرم افزار حسابداری ابری می‌توانند یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای اینگونه کسب‌وکارها باشند.
3. قابلیت چند نهادی
یکی از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری آنلاین که آن را مقیاس‌پذیر می‌کند، قابلیت چند نهادی است. اما مفهوم و مزیت چند نهادی بودن نرم‌افزار حسابداری چیست؟ در نظر داشته باشید که هر چه سازمان یا کسب‌وکار شما رشد می‌کند، ممکن است متوجه شوید که چندین بخش تجاری را اداره می‌کنید؛ حتی اگر قبلا این کار را نکرده باشید.
بسیاری از نرم‌افزارهای مالی سطح ابتدایی توانایی ردیابی آسان داده‌های مالی در چندین واحد تجاری را فراهم نمی‌کنند. بنابراین، رشد را محدود می‌کنند و در واقع مانع از ارائه بالاترین سطح کارایی می‌شوند.
حتی اگر در حال حاضر چندین نهاد یا واحد تجاری را اداره نمی‌کنید، ممکن است روزی قادر به انجام این کار شوید. با استفاده یک نرم‌افزار حسابداری تحت وب و آنلاین می‌توانید حساب‌های چندین بخش مانند انبارها، شعبه‌ها، فروشگاه‌ها را نگهداری و اداره کنید.
4. ویژگی‌های مکمل
در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری در نظر بگیرید که برای نمونه آیا به مدیریت موجودی کمک می‌کند؟ از هوش تجاری برخوردار است؟ در واقع شما نمی‌خواهید این نرم‌افزار همه چیز داشته باشد؛ اما ویژگی‌های اضافه‌شده و مکمل می‌توانند امتیازی باشند که موجب بهبود کارایی و سازمان‌دهی فرایندها شوند.
5. رابط کاربری
رابط کاربری (UI) یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار مالی است. با توجه به تعدد نرم‌افزارهای مالی از طرف شرکت‌های ارائه‌دهنده مختلف؛ انتخاب از میان آنها بسیار دشوار شده است.
با این حال، در ایران براساس نظر بسیاری از کسب‌وکارهای داخلی، همکاران سیستم یکی از بهترین رابط‌های کاربری را در نرم‌افزارهای خود ارائه می‌دهد. این رابط کاربری درک و استفاده از ابزارها و قابلیت‌ها را در اولین مرتبه استفاده تسهیل می‌بخشد و امکان بهره‌گیری آسان از تمامی قابلیت‌ها را برای شما فراهم می‌کند.
6. تسهیل یکپارچه‌سازی
بهترین نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکارهای در حال رشد، نرم‌افزاری است که اتصال به سایر راهکارها و جمع‌آوری داده‌های مالی را تسهیل می‌بخشد. یکپارچه‌سازی برای بهبود کارایی با خودکار کردن ورود اطلاعات (به‌جای روش دستی)، یک ویژگی کلیدی است.
برای نمونه، تصور کنید نرم‌افزار مورد استفاده در منابع انسانی و بخش توزیع با راهکار حسابداری شما اتصال پیدا کرده و سیستمی یکپارچه ایجاد کند. این روش می‌تواند در بهبود عملکرد شرکت تأثیر چشم‌گیری داشته باشد.
7. بودجه شرکت
نرم‌افزارهای حسابداری تجاری متعددی وجود دارند که می‌توانند با بودجه شما متناسب باشند. برخی از نرم‌افزارها ممکن است قابلیت دانلود رایگان داشته باشند یا خرید آنها با قیمت پایین‌تر میسر شود.
با این حال، هرچه نرم‌افزار تخصصی‌تر باشد، گران‌تر می‌شود. زیرا کاربرانی که از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنند معمولا کمتر است. اگر یک نرم‌افزار خاص یا سفارشی‌سازی شده برای شرکت خود می‌خواهید، باید بودجه بیشتری را برای خرید آن در نظر بگیرید.
اشاره کردیم که می‌توان به روش‌های مختلف از یک راهکار نرم‌افزاری مالی استفاده کرد. اما نرم‌افزارهای مبتنی بر کلود می‌توانند انتخابی بسیار عالی برای مدیریت یکپارچه بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما باشند.
راهکار حسابداری ابری یکی از سرویس‌های رایانش ابری است. کسب‌وکارها با استفاده از این سرویس ابری می‌توانند بدون نصب نرم‌افزار بر روی دستگاه و تنها با اتصال به اینترنت، به آن دسترسی پیدا کنند. نرم افزار حسابداری آنلاین می‌تواند داده‌ها و اطلاعات مالی را بر روی فضای ابری یا همان سرور میزبانی شده توسط شرکت ارائه‌دهنده ذخیره کرده و از سیستم عامل و منابع آن برای انجام پیچیده‌ترین محاسبات در کمترین زمان ممکن استفاده کند.
ارائه‌دهنده این سرویس نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. شرکت ارائه‌دهنده باید بتواند پشتیبانی خوبی به کلاینت‌ها و کاربران ارائه دهد و امنیت داده‌ها را تضمین کند. همکاران سیستم یکی از معتبرترین و پرسابقه ترین شرکت‌های فعال در این زمینه است که با ارائه راهکارهای هوشمند، توسعه سریع‌تر کسب‌وکار شما را میسر می‌سازد. برای دریافت مشاوره رایگان و انتخاب نرم‌افزار حسابداری با کارشناسان این شرکت در تماس باشید : 0218520
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
