چرا از نرم افزار حسابداری رایگان استفاده نکنیم؟

 مخصوصاً افرادی که بودجه محدودی برای کسب‌وکار خود دارند، بیشتر به دنبال این نوع از نرم افزارهای حسابداری هستند. اما آیا استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان در کسب‌وکارتان کار عاقلانه‌ای است؟

با اینکه خرید نرم افزار حسابداری یا استفاده از نرم افزارهای رایگان هردو دارای مزایا و معایب خود هستند، پیشنهاد می‌کنیم پیش از تصمیم‌گیری حتما همه جوانب استفاده از هر دو نوع نرم افزار و همچنین آینده کسب‌‍وکارتان را در نظر بگیرید. برای این که کار شما در تصمیم‌گیری ساده‌تر شود، تعدادی از مشکلات استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان را برای شما گردآوری کرده‌ایم.

مشکلات استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان

لازمه مدیریت یک کسب‌وکار شامل موارد بسیاری از جمله خرید، فروش، صدور فاکتور، پرداخت به تأمین‌کنندگان، ایجاد گزارشات، ارسال صورت‌های مالی برای اداره دارایی و ... می‌باشد. یکی از راه‌های ساده کردن فرایندهای مالی کسب‌وکارهای کوچک استفاده از نرم افزار حسابداری است. حال برای انتخاب نرم افزار حسابداری در ابتدای کار دو گزینه پیش روی شماست:

1. خرید نرم افزار حسابداری تخصصی

2. استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان

شاید استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان در ابتدای فعالیتتان معقولانه به نظر برسد. اما این کار دارای مشکلاتی نیز هست که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.

مشکلات امنیتی

احتمالاً یکی از بزرگترین مشکلات استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان مشکلات امنیتی باشد. با توجه به اینکه نرم افزارهای حسابداری رایگان به صورت مداوم بروزرسانی نمی‌شوند، احتمال آلوده شدن این نرم افزارها توسط افراد سودجو وجود دارد. ضعف در نرم افزار حسابداری باعث افزایش احتمال ورود ویروس و بدافزار به سیستم حسابداری کسب‌وکار شما می‌شود. با توجه به اهمیت اطلاعات مالی این موضوع می‌تواند باعث بروز مشکلات بسیاری در کسب‌وکار شما شود.

ضعف پشتیبانی

پشتیبانی بخش مهمی از هر نرم افزار و بزرگترین ضعف هر نرم افزار حسابداری رایگان به حساب می‌آید. زیرا اگر کاربر نرم افزار در آینده به مشکل بر بخورد باید خود برای حل آن اقدام نماید. سازندگان نرم افزارهای حسابداری رایگان هیچگونه خدمات پشتیبانی برای نرم افزار خود ارائه نمی‌دهند. با توجه به هزینه‌های بالای پشتیبانی این موضوع کاملاً منطقی است.

حتی اگر نرم افزاری را پیدا کنید که خدمات پشتیبانی برای نرم افزار خود ارائه کنند احتمال اینکه پشتیبانی آنها مانند نرم افزارهای تخصصی باشد، ضعیف است. اگر خودتان امکان حل مشکلات نرم افزار رایگان حسابداری را ندارید، پیشنهاد می‌کنیم از همین ابتدا فکر استفاده از این نوع نرم افزار را از سر خود بیرون کنید.

مشکل نصب و پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری رایگان

یکی از مشکلات استفاده از نرم افزار حسابداری برای مدیریت بخش مالی کسب‌وکار نصب و پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری می‌باشد. برای این کار در اکثر نرم افزارهای حسابداری تخصصی می‌توانید با کمک پشتیبانی نرم افزار خود را نصب و آماده کنید. با توجه نیاز به ارتباط پیوسته با تیم سازنده نرم افزار حسابداری و عدم امکان این کار در نرم افزار حسابداری رایگان نصب این نوع از نرم افزارها کاری مشکل و دشوار خواهد بود. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری محک دیتابیسی قوی برای راهنمای نصب و فعالسازی نرم افزار حسابداری خود ارائه می‌دهد.

تبلیغات مزاحم

تولیدکنندگان نرم افزارهای رایگان باید از راهی برای خود درآمدسازی ایجاد کنند. دلیل این امر کاملاً مشخص است. این افراد از فروش نرم افزار حسابداری درآمدی کسب نمی‌کنند. یکی از انواع راه‌هایی که این تولیدکنندگان برای ایجاد درآمد استفاده می‌کنند قرار دادن تبلیغات در نرم افزار خود می‌باشد. این تبلیغات می‌تواند مزاحم استفاده درست شما از نرم افزار شود. این به معنای حواسپرتی و کندی نرم افزار هنگام کار با نرم افزار حسابداری رایگان می‌شود.

رابط کاربری ناپسند و غیرحرفه‌ای

یکی دیگر از بزرگترین مشکلات نرم افزار حسابداری رایگان رابط کاربری غیرحرفه‌ای و ناپسند بوده که در اکثر نرم افزارهای حسابداری رایگان متداول است. در زمان طراحی نرم افزار یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که باید به آن توجه کرد، رابط کاربری می‌باشد. اصطلاح تخصصی در این زمینه UI یا همان User Interface می‌باشد. در اکثر نرم افزارهای رایگان به این مورد توجهی نمی‌شود.

وقتی پرسنل حسابداری با یک رابط کاربری نامناسب روبرو می‌شوند این موضوع باعث بیزاری و بی‌اعتمادی آنها خواهد شد. علاوه بر این رابط کاربری نامناسب باعث طولانی شدن انجام فرایندها و همچنین بروز مشکل و صرف زمان اضافه برای یادگیری نحوه کار با آن نرم افزار می‌شود.

عدم تایید اداره دارایی

در قوانین تجارت ایران تمام مؤسسات وشرکت های تجاری باید صورت معاملات و امور مالی را به صورت تفکیک شده و سند به سند در دفاتر روزنامه و کل منتقل کنند. با پیشرفت تکنولوژی امکان استفاده از نرم افزار حسابداری نیز در صورتی که مطابق با قوانین اداره دارایی بوده و مشخصات نرم افزار به این اداره ارائه شده باشد، وجود دارد. در این صورت می‌توانید به صورت ماهانه یک سند خلاصه از صورت معاملات که توسط نرم افزار تولید می‌شود، به اداره دارایی ارائه نمایید.

بنابراین تمامی کسب‌وکارهایی که قصد استفاده از نرم افزار حسابداری را دارند باید توسط ارسال یک فرم نرم افزار حسابداری مورداستفاده خود را به دارایی معرفی نمایند. در این فرم مشخصاتی مانند اطلاعات کسب‌وکاری که از نرم افزار استفاده می‌کند، مشخصات نرم افزار و اطلاعات شرکت سازنده آن باید ذکر شود.

چندی از مشخصات نرم افزار حسابداری موردتأیید دارایی شامل موارد زیر می‌شود:

• دارای یک بانک اطلاعاتی قابل اعتماد بوده و در صورت بروز مشکلاتی مانند قطعی برق و ... دچار مشکل نشود.

• امکان تولید گزارش‌های الکترونیکی و برقراری رابط‌های نرم افزارهای ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور را داشته باشد.

• امکان محاسبه خودکار مالیات و امکان ثبت در سامانه مالیات ارزش افزوده را داشته باشد.

• امکان تهیه خروجی اطلاعات بر اساس استاندارد اداره مالیات مانند اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده

• در نرم افزار حسابداری موردتأیید دارایی باید اصول حسابداری دوبل رعایت شده باشد.

البته این نکته را در نظر داشته باشید که هر نرم افزاری که این امکانات را داشته باشد موردتأیید دارایی بوده و اداره دارایی صرفاً شما را محدود به انتخاب چند نرم افزار حسابداری ننموده است. با اینحال پیشنهاد ما به شما استفاده از یک نرم افزار حسابداری معتبر مانند نرم افزار حسابداری محک که تمام اصول حسابداری دوبل و شرایط اداره دارایی برای ارائه صورت‌های مالی و گزارشات را دارا است، می‌باشد.

با توجه به این موضوع استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان ممکن است شما را با اداره دارایی دچار مشکل کند و وقت و انرژی زیادی را برای حل این مشکل باید صرف کنید.

بهترین نرم افزار حسابداری تخصصی کدام است؟

تا اینجا با مشکلات نرم افزارهای حسابداری رایگان آشنا شدیم. اگر انتخاب شما استفاده از نرم افزارهای حسابداری تخصصی باشد احتمالاً این سوال برای شما پیش آمده که بهترین نرم افزار حسابداری تخصصی کدام است؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که یک نرم افزار حسابداری تخصصی باید دارای تمام امکانات لازم برای مدیریت قسمت مالی کسب‌وکار شما باشد.

یک نرم افزار حسابداری پیشرفته مانند نرم افزار حسابداری محک، علاوه بر اینکه امکانات پایه حسابداری و انبارداری را ارائه می‌دهد، دارای امکانات تخصصی همچون سیستم حقوق و دستمزد، سیستم دارایی ثابت، سامانه ارسال پیامک، امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی و ... می‌باشد. همچنین این نرم افزار باید مورد تأیید اداره دارایی باشد و گزارشات و صورت معاملات فصلی را به راحتی ارائه می‌دهد. در قسمت زیر می‌توانید نمونه‌هایی از امکانات نرم افزار حسابداری تخصصی محک را مشاهده نمایید:

• تعریف کدهای حسابداری

• سود و زیان ترازنامه‌ای

• کاردکس کالا

• ثبت سند اتوماتیک

• ترازهای آزمایشی دو، چهار و شش ستونه

• تعریف، مدیریت، چاپ و اسکن بارکد

• امکان اتصال به ترازو و باسکول وزنی

• امکان تعریف و مدیریت تمام و کمال ویزیتورها

• امکان تعریف نامحدود انبار

• امکان تعریف نامحدود صندوق

• امکان شیفت بندی پرسنل

• سیستم حقوق و دستمزد

• اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب

• امکان مدیریت دارایی‌های ثابت و محاسبه استهلاک

• امکان ثبت مراکز هزینه

• امکان استفاده از نرم افزار به صورت شبکه

• امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی

• سیستم بایگانی اسناد و سیستم دبیرخانه

• جشنواره فروش

• امکان ارسال پیامک

• امکان تعریف خدمات علاوه بر کالا

• امکان استفاده از انواع ارز

• دارا بودن کالر آیدی

• امکان استفاده از تبلت‌های سفارش‌گیری

• امکان اتصال به صندوق‌های فروش

• و بسیاری امکانات دیگر

انواع نرم افزار حسابداری

نرم افزارهای حسابداری از لحاظ کاربرد به انواع مختلفی تقسیم بندی می‌شوند:

• نرم افزار حسابداری فروشگاهی: برای فروشگاه‌هایی که حجم تراکنش بالایی دارند مناسب هستند. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری پت شاپ و نرم افزار حسابداری عینک فروشی محک از این نوع نرم افزار به حساب می‌آید.

• نرم افزار حسابداری شرکتی: برای شرکت‌هایی که قانونا باید دفاتر مالی منظم داشته باشند و خدمات ارائه می‌کنند مناسب هستند.

• نرم افزار حسابداری تولیدی و کارگاهی: برای تولیدکنندگان که با فرایندهای پیچیده‌تری مثل بهای تمام شده، چاپ و تولید بارکد، انبارداری و انبارگردانی و غیره سروکار دارند مناسب است.

• نرم افزار حسابداری صنفی: بیشتر اصناف از طریق استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی، شرکتی و تولیدی می‌توانند امکانات موردنیاز خود را داشته باشند. برخی از اصناف در نرم افزار حسابداری نیاز به امکانات تخصصی دارند نرم افزار حسابداری محک این امکانات را برای این اصناف در یک پک نرم افزار حسابداری مخصوص آن اصناف ارائه می‌دهند. به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری ابزارفروشی، امکاناتی همچون تعریف خصوصیات انواع ابزارها و ... ارائه می‌شود.

معمولا هر یک از انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ امکانات به سطوح مختلف دسته بندی می‌شوند که هر کدام متناسب با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند قیمت متفاوتی دارند.

چرا نرم افزار حسابداری محک را انتخاب کنیم؟

گروه نرم افزاری محک مدت 15 سال است که به طور حرفه‌ای در زمینه طراحی، تولید و پشتبانی نرم افزارهای مالی و مدیریتی فعالیت می‌کند. هدف اصلی گروه نرم افزار حسابداری محک ارائه محصولاتی ساده و در عین حال نوآورانه است، به طوری که هر شخص و یا کسب و کاری، بدون حتی حداقل دانش حسابداری بتواند امور مالی و حسابداری خود را انجام دهد.

به طور خلاصه می‌توان نرم افزار حسابداری محک را این طور معرفی کرد:

1. نرم افزار حسابداری محک یک نرم افزار تخصصی است و در عین حال کاربری آسانی دارد.

2. کار با این نرم افزار نیاز به تخصص حسابداری ندارد چون تمام اسناد به طور خودکار صادر می‌شوند.

3. به روز و نوآور است و به روزرسانی فصلی دارد.

4. از پشتیانی قوی برخوردار است.

5. با 15 سال سابقه، بیش از 160000 مشتری فعال دارد.

6. از شبکه گسترده ارائه و فروش (370 نماینده در سرتاسر کشور) بهره‌مند است.

7. دومین شرکت مبتنی بر فناوری اطلاعات (IT) است که در حال ورود به بازار بورس و سرمایه کشور می‌باشد.

8. بیش از 80 درصد رضایت‌مندی مشتریان جزو افتخارات مجموعه نرم افزار حسابداری محک می‌باشد.

بیش از 80 درصد از مشتریان جدید این نرم افزار توسط مشتریان قدیمی معرفی می‌شوند.

بهترین مرجع خرید نرم افزار حسابداری

با پیشرفت تکنولوژی مردم برای تهیه مایحتاج خود نیازه به صرف زمان و هزینه‌های بالا نخواهند داشت. از طریق اینترنت در هر زمان به راحتی می‌توان به هر آنچه که نیاز داشته باشد، رسید. اما در فضای اینترنت نیز لازم است از جایی مطمئن اقدام به خریداری نمایید که هم نماد اعتماد الکترونیکی و هم درگاه پرداخت الکترونیکی داشته باشد.

فروشگاه اینترنتی محک شاپز با وجود امکانات مناسب برای کسب اطلاعات کافی در مورد نرم افزارهای حسابداری و داشتن نماد اعتماد الکترونیکی و درگاه پرداخت، بهترین مکان‌ برای خرید نرم افزار حسابداری می‌باشد.